Anos atrás, antes mesmo de vivenciarmos a crise sanitária de proporções globais, as salas de conferência eram as principais áreas de colaboração. Os funcionários se reuniam pessoalmente para debater ideias e fazer anotações em quadros brancos tradicionais.
Os participantes remotos, no entanto, muitas vezes eram privados do ambiente colaborativo, nem sempre podiam ver o quadro branco e muitas vezes eram relegados a comunicações apenas de áudio por meio de viva-voz.
Atualmente, a realidade é outra e o trabalho remoto impulsiona a colaboração, estimulando cada vez mais a adoção de aplicativos de quadro branco virtual, à medida que equipes distribuídas buscam maneiras de colaborar visualmente, anotar ideias e esboçar conceitos, ideias e opiniões.
A realidade nos mostra que estamos iniciando um momento de transformação na forma como reuniões híbridas acontecem, já que alguns participantes estão no formato remoto e outros estão no escritório presencialmente.
Mesclar reuniões híbridas e quadro branco virtual nos apresenta uma dura realidade: muitas salas de reuniões não são equipadas para oferecer suporte às novas expectativas dos funcionários para videoconferência e colaboração visual, que incluem alta definição nas imagens, maior interatividade através de recursos inteligentes e principalmente a flexibilidade da conexão sem cabos, a exemplo da solução IdeaHub da Huawei.
Quadro branco virtual e desafios da reunião híbrida e colaborativa
Apesar da crescente popularidade do software de quadro branco virtual entre os funcionários remotos, esses aplicativos não foram projetados para um grupo de pessoas sentadas em torno de uma sala de reuniões.
Equipes totalmente remotas com, por exemplo, seis pessoas em locais diferentes podem ter mais facilidade no uso do quadro branco em uma chamada de vídeo do que três pessoas remotas e outras três em uma sala de reuniões local. Se todos estiverem remotos, pelo menos eles teriam suas próprias estações de trabalho.
De fato, diversos aplicativos de quadro branco virtual foram amplamente projetados para ambientes de desktop. À medida que as empresas consideram a reabertura de escritórios e salas de conferência, elas precisam definir estratégias para acessar e usar melhor a solução de quadro branco virtual em ambientes de reunião e colaboração.
Quando as empresas voltarem para o escritório, elas precisarão descobrir como definir uma nova sala de reunião. Elas precisarão construir ambientes colaborativos com o entendimento de que metade das pessoas na reunião não estará presente.
Embora a sala de reunião ainda possa ter um quadro branco real na parede, a experiência do quadro branco pode ser baseada em software e incorporada em chamadas de vídeo.
A sala tem que ser uma sala híbrida, estimulando uma verdadeira experiência híbrida. Não é uma simples reunião feita em uma sala de conferência, é uma reunião virtual e colaborativa porque metade da sua equipe não está lá.
O desafio é superado através do investimento em inovação
Na prática, se não forem equipadas corretamente para reuniões híbridas, as salas de conferência podem se tornar a força de trabalho participante em “cidadãos de segunda classe”, como eram antes da pandemia.
Uma maneira clara de superar esse desafio é investir em hardware para sala de reuniões.
Para oferecer suporte a reuniões híbridas e de colaboração, com uso de quadro branco virtual, as empresas devem investir e equipar suas salas de reuniões com quadros inteligentes.
Esses dispositivos de hardware, também conhecidos como quadros brancos digitais, permitem aos participantes da reunião, tanto no escritório quanto virtual, fazer anotações no espaço do quadro digital e estar em pé de igualdade com os participantes remotos.
De fato, durante o período de pandemia, os quadros inteligentes digitais não tiveram uma adoção significativa. Espera-se agora ver uma demanda maior por hardware de sala de reunião, à medida que as empresas buscam atualizar seus espaços de colaboração.
Um dos grandes desafios das empresas é conciliar e obter o ROI. Nesse caso, as empresas devem encontrar valor em telas inteligentes que suportam o uso de quadros brancos, videoconferências e principalmente a colaboração.
Além das telas sensíveis ao toque, as empresas podem implantar várias câmeras em suas salas de conferência. Várias câmeras podem capturar os rostos das pessoas na sala e exibi-los em caixas individuais na tela da videoconferência.
No futuro, antes mesmo das empresas planejarem um redesenho do escritório e renovarem os espaços de colaboração, elas terão que definir o propósito geral do escritório, que deve incluir uma solução de videoconferência de última geração, como o IdeaHub da Huawei, com recursos de alta definição (HD) em imagem e som, reconhecimento inteligente de escrita à mão, além de compartilhamento sem fio, visando transformar salas de conferência e escritórios executivos em espaços inteligentes.
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