Nos dias anteriores a COVID-19, a definição ou o design de uma sala de conferências era relativamente uma tarefa simples. Basicamente, todos esses ambientes tinham que ser funcionais. Quaisquer recursos que as equipes de trabalho exigissem, tinham que ser suportados.
Em resumo, as salas precisavam ser intuitivas e confiáveis, permitindo que as equipes fossem produtivas, em vez de prejudicadas por ferramentas complexas de sala de reunião. Hoje, no entanto, uma nova questão deve ser considerada para o futuro das salas de conferência: devemos fazer com que as pessoas se sintam seguras.
Esse desafio pode ser alcançado por meio de uma combinação de mudanças nas políticas, mudanças no design dos ambientes e novas tecnologias.
As mudanças de política ditarão novas normas para a higiene social. As diretrizes de limpeza determinarão como as salas serão desinfetadas entre as reuniões.
Provavelmente as grandes empresas deverão contratar mais funcionários de limpeza, enquanto os pequenos escritórios podem contar com a garantia de que os próprios participantes da reunião entendam como limpar as superfícies de alto contato antes do início das sessões.
Além disso, estações desinfetantes para as mãos estarão prontamente disponíveis. As áreas de alimentação compartilhadas terão que ser completamente repensadas ou eliminadas. Temos muito que descobrir, estamos apenas começando e não temos todas as respostas.
A abordagem mais óbvia no projeto de uma sala de conferências é redefinir os tamanhos das salas de reunião para que o distanciamento social possa ser imposto.
Remover todas as cadeiras em uma sala de reuniões é um bom começo.
A sala de reunião padrão que normalmente comporta 10 pessoas agora se resume a uma sala para três pessoas. A antiga sala de reunião para três pessoas agora é uma cabine de videochamada para uma única pessoa.
Antes que os gestores entrem em pânico com a necessidade de construir mais salas de reunião, considere que nem todos devem voltar ao escritório em tempo integral. Muitos funcionários há muito imaginam trabalhar em casa, uma vez que a resistência de gerentes que acreditavam que a produtividade seria prejudicada já não existe mais.
De fato, esse não é mais o caso e, mesmo em um ambiente pós-COVID-19, o trabalho remoto terá uma parte importante nas estratégias operacionais de muitas empresas. O resultado agora é um equilíbrio: haverá menos pessoas no escritório em um dia normal, mas elas precisarão estar mais espalhadas. Você pode não precisar de mais espaço, mas terá que configurá-lo de forma diferente.
A tecnologia vai resolver esse desafio e definir o futuro das salas de conferência.
A inovação tecnológica pode fazer uma grande diferença no design de salas de conferências. O primeiro desafio a ser vencido será os controles sem toque.
Quanto menos superfícies comuns tocarmos, menor será a probabilidade de passarmos ou contrairmos alguma coisa. Não queremos usar luvas em salas de reuniões, se isso puder ser evitado.
Na verdade, o debate sobre os controles de voz da sala de reunião, por sua vez, pode não ser mais uma discussão. As salas de reuniões assistidas por voz se tornarão extremamente comuns. Outra opção são os controles de sala baseados em aplicativos. Não quero pegar o controle remoto da sala de reuniões, então, porque não usar o smartphone?
A tecnologia da sala de reuniões também ajudará a acomodar o distanciamento social.
A nova realidade, alcançada através da tecnologia, mostra que não vamos nos amontoar em torno do viva-voz e respirar o ar um do outro. Também não vamos sentar ombro a ombro para nos ajudar a ter uma boa aparência na câmera. Nossos sistemas de áudio e vídeo precisam acomodar os novos requisitos.
Vamos precisar de áudio capaz de cobrir uma sala, não importa onde nos sentamos. Precisamos de um vídeo que possa enquadrar pessoas socialmente distantes de uma forma que pareça boa ou alternar entre elas enquanto falam de uma forma que pareça natural.
Por fim, à medida que os espaços de trabalho são reinventados, um novo conjunto de melhores práticas de design de sala de conferência se seguirá. A situação hoje é tão nova que não existem melhores práticas.
Nunca fizemos isso antes e estamos todos começando a jornada juntos. Mas tenha isso em mente ao reavaliar o futuro de suas salas de conferência: suas equipes merecem se sentir seguras e serão mais produtivas e menos estressadas se seus espaços de trabalho apoiarem tanto o distanciamento social quanto às diretrizes que ditam a limpeza dos espaços compartilhados.
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