As empresas atualmente estão apostando muito na mudança para o trabalho híbrido e contando com a videoconferência para que isso aconteça. De acordo com o relatório “Workplace Collaboration: 2021-22”, da Metrigy Research, empresa de pesquisa e consultoria estratégica, quase metade das organizações planeja oferecer suporte a uma combinação de funcionários locais e remotos, e apenas 12% preveem um retorno total ao escritório em tempo integral.
Mas, se uma força de trabalho híbrida é o futuro, seu sucesso depende da capacidade da empresa de entregar uma “igualdade de colaboração”. Isso significa que os trabalhadores posam participar igualmente de reuniões virtuais e desfrutar de uma verdadeira atuação nas discussões, estejam eles no local ou remotos.
Se as reuniões híbridas não forem bem-sucedidas, sendo produtivas e com um alto grau de inclusão para todos os participantes, o próprio trabalho híbrido está em risco. Se funcionários remotos, por exemplo, forem inferiorizados nas discussões, eles provavelmente voltarão a contragosto ao escritório ou deixarão seus empregos.
Qualquer um dos cenários ameaça as estratégias e investimentos corporativos de alto nível e de longo prazo.
Em 2020, o grande experimento do trabalho remoto foi por necessidade, não por estratégia corporativa
Mas, acabou catalisando uma mudança de paradigma que transformou as expectativas do usuário final de conferência virtual para melhor.
Uma reunião híbrida, tradicionalmente, envolvia a maioria dos participantes reunidos em uma sala de conferência com “alguns retardatários” se juntando remotamente, geralmente sem vídeo. Esses participantes ficavam em segundo plano, com as partes interessadas pessoalmente conduzindo as conversas.
Mas, uma vez que a pandemia começou, não havia mais um ‘centro’ de reunião. Todos estavam no mesmo plano, com a mesma capacidade de participar, acessar informações e influenciar os resultados.
Ver e experimentar esses benefícios também motivou os líderes de TI a manter os participantes das reuniões híbridas em pé de igualdade no futuro. As empresas estão trabalhando para garantir que os usuários finais sejam incluídos e conectados, independentemente da localização física.
Mas, mesmo com um forte planejamento de TI e a melhor das intenções, a igualdade de colaboração é um desafio. À medida que a pandemia diminui, mudar de ambientes de videoconferência totalmente remotos para híbridos provavelmente envolverá algumas barreiras a serem vencidas pelas organizações.
3 maneiras de igualar a experiência dos participantes de uma videoconferência em um cenário de ambiente híbrido
Separamos aqui três recomendações de nossos especialistas para obter igualdade de colaboração em videoconferências.
- Invista em recursos de tecnologia às salas de conferência
Recursos a exemplo de alto-falantes e microfones inteligentes devem ser adotados pelas organizações. A ideia é dar às equipes a impressão de compartilhar a mesma sala com seus colegas de trabalho remotos. Essa capacidade e sensação de forte integração de equipes, mesmo em ambiente híbrido, pode contribuir muito para alcançar a igualdade de colaboração.
- Adote quadros brancos virtuais
As organizações identificam cada vez mais o quadro branco virtual como um elemento que falta em suas estratégias de videoconferência. Isso resolve a necessidade de uma tela comum em um cenário de reunião híbrida, em que um quadro branco tradicional excluiria participantes remotos.
Os funcionários locais e remotos se beneficiam do fato de que as notas do quadro branco virtual têm uma vida útil ilimitada, com usuários capazes de adicioná-las ao longo do tempo.
- Atualize a qualidade da videochamada com equipamentos de última geração
O hardware de colaboração virtual, a exemplo de webcams e sistemas de desktop executivos, pode ajudar a aumentar a igualdade de colaboração, fornecendo uma experiência de videoconferência que se aproxima de uma interação pessoal.
A Metrigy descobriu em sua pesquisa, que as empresas veem os maiores retornos sobre seus investimentos em tecnologia de colaboração quando fazem a aquisição de equipamentos de alta qualidade para trabalhadores em ambiente híbrido.
A mudança do trabalho totalmente remoto para o híbrido exigirá mudanças culturais, bem como tecnológicas
Às vezes, a tecnologia é a parte fácil e a adoção real é mais difícil. É fundamental apoiar o ajuste de seu pessoal às novas formas de alavancar a tecnologia.
Isso inclui o provisionamento de TI e os processos de suporte consistentes para funcionários internos e remotos, bem como um plano de gerenciamento de mudança dirigido por executivos, que promovam a igualdade de colaboração desde o topo.
A norma social que realmente faz as reuniões híbridas funcionarem é aquela que cada membro deve comparecer em seu próprio dispositivo e manter seu vídeo com qualidade. Isso cria condições de participação iguais para todos.
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