Muitas empresas adotaram o Microsoft Teams para ligações internas da empresa durante a pandemia. Agora, as organizações estão começando a avaliar a possibilidade de ter a solução como seu sistema telefônico principal. É o que mostra o estudo da Microsoft, ao revelar que mais de 650 milhões de ligações foram feitas com uso do MS Teams em outubro de 2020. O que representa 11 vezes mais ligações realizadas no período em que as pessoas começaram a trabalhar em casa, em março deste mesmo ano.
Na prática, estamos em uma situação em que as empresas buscam ser mais estratégicas em suas operações de negócio. Porém, elas não podem simplesmente ativar a licença do Microsoft Teams e esperar a adoção do novo sistema telefônico por toda a empresa de forma automática.
Para obter o máximo da telefonia, as organizações devem se preparar. Em particular, as empresas podem seguir práticas recomendadas para obter sucesso ao migrar para um sistema telefônico do Microsoft Teams.
Cinco principais práticas recomendadas que abordam a adoção do Microsoft Teams pelo usuário final
- As organizações devem revisar suas necessidades de rede antes de migrar para a telefonia do Microsoft Teams
Como o Teams é um sistema telefônico baseado em nuvem, as organizações devem determinar seus requisitos de roteamento e conexão.
As organizações precisam ter certeza de que não têm nenhuma configuração em sua internet que possa desacelerar ou interromper o tráfego do sistema de telefonia.
- Design e planejamento sistema telefônico para vários locais
A próxima etapa para as organizações é planejar a configuração do sistema telefônico do Microsoft Teams para vários locais, incluindo números de emergência, além de planos de discagem e recursos de roteamento de voz.
O time de TI deve documentar a topologia da rede, configuração do site, IP personalizado e sub-redes para garantir os melhores resultados no futuro.
- A criação de sites de teste é uma parte importante da preparação, visando a migração do sistema de telefonia do Teams
Nesta etapa, um site piloto pode testar a funcionalidade do sistema telefônico e garantir que recursos, a exemplo dos números de emergência, estejam configurados corretamente.
É essencial garantir que um site esteja configurado e testado adequadamente antes de transferir números de telefone. De fato, é uma verdadeira dor de cabeça transferir números de volta se ocorrerem problemas.
- Planeje como deseja migrar os usuários para o novo sistema telefônico
O cenário perfeito em um processo de migração seria direcionar todos os usuários no mesmo momento, mas essa é a exceção, não a norma. Uma abordagem contínua para a migração do Microsoft Teams é mais eficiente para a maioria das organizações, começando com usuários vinculados a um número principal.
Além disso, as organizações não devem ficar no “modo de coexistência” por muito tempo com o sistema de telefonia antigo e o novo sistema de telefonia Teams funcionando lado a lado.
- Busque a aceitação do usuário
As organizações podem ter uma migração tranquila com todos os aspectos técnicos, mas se os usuários não estiverem preparados ou satisfeitos, a migração não será um sucesso.
A satisfação do usuário é importante, pois o uso e a adoção são os principais indicadores de problemas de qualidade e questões técnicas.
Se uma organização optar por não testar o sistema de telefonia do Microsoft Teams antes de uma implementação, a TI deve falar com os usuários migrados no início do processo para resolver quaisquer preocupações. Isso evitará que as equipes de suporte fiquem sobrecarregadas com solicitações de suporte técnico se os problemas não forem resolvidos.
A conscientização dos benefícios do Microsoft Teams é fundamental para o sucesso da migração
As empresas também devem conversar com os usuários finais para ajudá-los a entender por que estão migrando para a telefonia do Microsoft Teams. Ter essas conversas no início do processo pode garantir uma transição mais tranquila à medida que os sites começam a migrar.
As organizações também devem aproveitar as vantagens das análises integradas disponíveis nas equipes para garantir a configuração e o desempenho adequados.
O centro de administração do Teams oferece análises sobre a confiabilidade da plataforma. Um painel de qualidade de chamada separado oferece detalhes sobre chamadas com e sem fio, vários segmentos de rede e sub-redes, etc.
Ao dedicar um tempo no início para garantir que uma migração seja bem-sucedida, da perspectiva do usuário final, e lidar de forma proativa com quaisquer preocupações, as empresas podem mover os usuários para o novo sistema rapidamente.
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