O impulso acelerado para as ofertas de SaaS baseado em nuvem, pode ser atribuído a uma série de fatores – a pandemia global de COVID-19, software e hardware obsoletos ou até mesmo, uma simples falha de equipamento em data centers corporativos.
Mas em breve, a primeira conta vencerá. E essa conta pode ser um choque se as empresas que migraram recentemente para os serviços de nuvem não tiverem o controle sobre o gerenciamento de custos de SaaS adequados.
A equipe de TI pode não ver o custo como um problema e tratá-lo como algo a ser enfrentado pela contabilidade, mas as contas de SaaS podem aumentar a ponto de até mesmo os executivos seniores perceberem e questionarem. Em última análise, a TI terá que explicar esses novos custos – quem, o quê, por que etc. E isso é apenas o começo.
A maioria dos serviços em nuvem são mensais, o que significa que as conversas sobre custos continuarão a aumentar. Talvez você tenha sorte e seu consumo diminua, então sua conta deve ser reduzida.
No entanto, se seu consumo e sua conta aumentar, as conversas com executivos seniores ficarão mais problemáticas a cada mês.
Embora haja algumas coisas que você pode fazer para se recuperar de uma mudança rápida ou não programada para os recursos da nuvem, é importante lembrar que o impacto inicial já está feito.
Não há como refazer aqui e isso pode ser uma pílula difícil de engolir. Mas se você seguir essas dicas de gerenciamento de custos SaaS, poderá evitar disparar alertas de orçamento dentro de sua organização.
1. Corte o serviço desnecessário
Uma das primeiras e mais simples perguntas a fazer é: “Eu preciso deste serviço?”
Isso pode parecer um lugar estranho para começar. Mas, em uma crise, as pessoas compram ou assinam coisas que nem sempre entendem totalmente ou mesmo precisam. Isso se encaixa no exemplo da “academia”.
Você ingressou na academia com boas intenções, mas no final, não está usando como esperava. Então, por que continuar pagando por isso? Esse desafio costuma ser mais político do que técnico, mas ainda é uma conversa que você precisa ter.
Descubra se o serviço em questão está realmente sendo usado e quantas pessoas o estão usando. Com toda a probabilidade, não fará sentido continuar a pagar um alto preço por recursos de nuvem usados apenas por um pequeno número de pessoas ou com pouco impacto nos resultados de negócios.
2. Consolide os serviços em nuvem
Muitas organizações têm ferramentas e serviços sobrepostos, portanto, a próxima dica de gerenciamento de custos SaaS refere-se a consolidação dos serviços. Se você determinar que precisa de um recurso de nuvem, precisará decidir qual deles.
E esse é o principal problema com os serviços em nuvem SaaS. A questão não é o que cada um pode oferecer em termos de recursos ou custos, o problema é que você pode ter vários serviços solicitados ou já em uso na sua empresa.
Essa decisão deve ser orientada por necessidades de pesquisa, segurança e conformidade, requisitos de recursos, e muitos outros fatores. Na realidade, você provavelmente deveria escolher qualquer serviço que já esteja em uso e tenha adoção.
Agora, pagar por vários serviços elimina qualquer chance de descontos por volume ou padronização, sem mencionar o pesadelo de suporte. A consolidação da nuvem exigirá diplomacia.
Dedique um tempo para entender por que as pessoas estão usando serviços específicos. Trabalhe com eles como grupos menores para fazê-los abraçar a ideia de convergência para as mesmas ferramentas.
3. Monitore o serviço usado
Se você não puder remover serviços devido ao uso ou adoção, mude sua estratégia para controle e monitoramento.
Novas ferramentas e serviços podem exigir novas recursos de monitoramento e alertas para garantir níveis de serviço adequados. Esses serviços de monitoramento podem ter um custo, não apenas para as ferramentas, mas também para os agentes nos diferentes sistemas.
Isso pode não ser algo que você queira ouvir, mas não pode ser ignorado. Faz parte do seu ecossistema e a TI deve tratá-lo como um sistema compatível.
Para vender isso para a gerência, olhe para o consumo. Se possível, use esses dados para apoiar seu argumento para reduzir o uso, o que acaba reduzindo os custos.
Claro, o tiro também pode sair pela culatra. Se os serviços em nuvem em questão estiverem de fato sendo usados, isso pode justificar o custo. Essa pode não ser a resposta que você deseja, mas pelo menos você sabe então.
É sempre importante lembrar
Lembre-se de que esses serviços não foram adotados com intenção maliciosa. Isso foi feito para que as pessoas pudessem continuar a trabalhar , e a TI e a administração deveriam reconhecer isso.
Sim, esses serviços precisam estar sob controle e você não pode permitir que eles fiquem sem o devido controle. Mas você também não pode ignorar o impacto positivo que esses serviços têm ou os efeitos potencialmente negativos de removê-los.
A TI precisa entender todos os lados dos recursos de SaaS, dos usuários finais ao gerenciamento, às equipes operacionais e ao help desk, com todos os intermediários. Todos têm algum envolvimento nesse processo, e cabe à TI ser a autoridade de controle e “diplomata” para encontrar o meio-termo ideal, que é o melhor para todas as partes.
Sobre a SND Soluções em Tecnologia
A SND é uma empresa que visa oferecer soluções de tecnologia para clientes de todo o Brasil. São mais de 33 anos trazendo soluções completas para o setor da tecnologia com honestidade e assertividade, sempre usando a inovação e pioneirismo ao nosso favor.
Preocupada com o constante movimento tecnológico, a SND inova e se adapta às necessidades e tendências do mercado mundial. Além de investir em produtos e infraestrutura, contamos também com profissionais qualificados e dispostos para colaborar com o crescimento de nossos clientes.
Mais que intermediar negócios fornecemos soluções agregadas, complementando o serviço e criando novas oportunidades através de uma relação estreita e de respeito mútuo.
