Antes de comprar qualquer Chromebook, as instituições de ensino precisam entender as necessidades da escola e criar um plano em torno disso, especialmente quando ela está pensando em implementar um programa individual em que cada aluno recebe seu próprio dispositivo.
Existem muitas escolas que estão prosperando com esses programas. No entanto, outras instituições não estão obtendo os mesmos resultados por falta de gerenciamento.
A compra de Chromebooks para escolas e universidades é uma grande mudança para as instituições de ensino. Isso afeta os professores, os pais e, claro, os alunos. Ele muda a forma como as organizações entregam os currículos do curso e como os alunos executam seu trabalho. As escolas acomodam os novos dispositivos, sendo preciso muito apoio financeiro.
De fato, os investimentos em Chromebooks não são pouca coisa, mas podemos perceber que as escolas começam sua preparação após já terem comprado os dispositivos. O que pode gerar gastos desnecessários e até prejuízos para as instituições ensino. Mas não é tarde demais para começar.
Para ajudar, resumimos os principais pontos a serem consideradas antes de adquirir Chromebooks.
Distribuição
A administração está muito animada para colocar os Chromebooks na escola. Mas o que você faz quando tem centenas, senão milhares, de equipamentos empilhados no ginásio da escola? A distribuição depende se você estiver implementando um programa 1:1 ou se estiver testando um programa de dispositivo.
Aqui estão algumas perguntas a serem respondidas:
- Como vamos distribuir os equipamentos para os alunos?
- Nosso revendedor ajudará?
- Como os alunos obterão seus laptops se estiverem estudando em casa?
- Para quem são os novos Chromebooks?
- Quando os Chromebooks chegam à escola?
- Cada aluno recebe um dispositivo? Ou qual(is) classe(s) de sala(s) recebe o primeiro lote?
- Quanto tempo esperamos até expandir para outras classes?
- Os Chromebooks fazem parte de um programa 1:1?
Circulação
Após a distribuição, os Chromebooks ainda estarão circulando. Aqui estão algumas questões a serem consideradas:
- Haverá uma opção de “emprestar” um Chromebook por um curto período?
- Onde estamos armazenando os laptops extras?
- O que fazemos quando um laptop quebra?
- Quantos dispositivos extras devemos manter no inventário?
Processos
Semelhante ao fazer outros grandes investimentos, há novos processos a serem considerados. No mundo do gerenciamento de ativos de TI, as corporações desejam otimizar o máximo possível.
Por isso, investem em ferramentas para auxiliar nos processos. Por exemplo, rastrear custos em uma planilha é uma abordagem estática. O objetivo é agilizar o maior número de processos possível. Aqui estão alguns processos a serem considerados:
- Como estamos rastreando os custos para tomar decisões informadas todos os dias?
- Como estamos acompanhando os reparos?
- Estamos cobrando dos pais pelos reparos?
- Como sabemos quem repara o quê?
- Como estamos rastreando quem está usando o quê?
Custos
Você previu quanto custará manter seus Chromebooks? Aqui estão perguntas importantes para ajudá-lo a se preparar para o orçamento:
- Qual é o nosso orçamento para gerenciar dispositivos?
- Quantos Chromebooks adicionais estamos comprando para inventário?
- Quantos Chromebooks estamos comprando?
- Cobramos os pais pelos reparos?
- Nós rastreamos garantias/seguros?
- Quais são os nossos custos contínuos esperados (reparação, gestão, acessórios, seguro)?
Políticas
As políticas são basicamente como sua escola reage a diferentes situações envolvendo Chromebooks. É melhor reunir essas políticas em um documento para que todos possam consultá-las. Veja alguns exemplos das políticas que ajudarão a controlar seus Chromebooks:
- Os alunos poderão sair da escola ou universidade com seus Chromebooks?
- Como os alunos receberão reparos se estiverem trabalhando em casa?
- Como os alunos nos informarão que precisam de reparos?
- Os alunos poderão sair da propriedade com seus Chromebooks?
Investidores
Assim como qualquer novo projeto, alguém precisa estar no comando, para gerenciar os problemas em andamento e considerar todas as partes interessadas que são afetadas. Aqui estão algumas questões a serem consideradas ao lidar com as partes interessadas dos investimentos em Chromebooks:
- Os professores sabem como reagir a questões técnicas?
- Quem está envolvido na tomada de decisões sobre os Chromebooks?
- Quem é o líder deste projeto?
- Onde posso obter minhas respostas se tiver dúvidas sobre os Chromebooks?
- Os pais estão cientes dos Chromebooks e como lidar com eles?
- Os alunos sabem usar os Chromebooks? Precisamos ensiná-los?
- Os pais estão confortáveis com os Chromebooks? Como podemos levá-los para um lugar confortável?
A importância da gestão de Chromebooks no processo de aquisição
Gerenciar cada parte do ciclo de vida de um Chromebook ativo maximiza seu uso. Sem uma estratégia de gestão, aplicativos de software podem ser instalados sem controle, políticas de segurança e proteção de dados não são realizadas, etc.
Como resultado, os equipamentos são danificados ou perdidos e a escola ou universidade desperdiça dinheiro comprando outros Chromebooks. Este é um ótimo exemplo de como um processo gerenciamento de dispositivos precisa ser feito antes de sua aquisição. Isso estende sua vida útil e permite recuperá-lo quando não utilizado, realocando para outro usuário.
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