O gerenciamento de documentos bem-sucedido oferece uma grande variedade de benefícios para empresas, tanto grandes como pequenas. Ter um processo de documentação tranquilo pode aliviar gargalos de produtividade, manter toda a equipe informada e tornar muito mais fácil rastrear informações importantes.
Agora, ser capaz de rastrear e organizar seus documentos internos pode vir como uma reflexão tardia, em comparação com as necessidades imediatas do gerenciamento diário.
Dedicar algum tempo para colocar esse tipo de processo em ordem pode parecer demorado e desnecessário. No entanto, se implementado corretamente, ele pode reduzir importantes custos para as pequenas empresas, economizando inúmeras horas e investimentos financeiros que, de outra forma, você gastaria em tarefas improdutivas.
Basicamente, a gestão de documentos consiste no uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos e imagens eletrônicas de informações em papel capturadas por meio do uso de um scanner ou outro sistema de captação, ou criação.
Resumindo, o gerenciamento de documentos é um método de digitalização, armazenamento e rastreamento de toda a documentação comercial necessária. Isso inclui coisas como seu plano de negócios, suas declarações de lucros e perdas, documentos fiscais, documentação de integração, diretrizes de marca e qualquer outra coisa que seja necessária para operar seu negócio.
Mesmo coisas simples como notas de reuniões e e-mails podem cair neste procedimento.
Vamos examinar mais de perto como o gerenciamento de documentos eficaz é crucial para o sucesso das pequenas empresas.
Melhora a alocação de tempo
A quantidade de tempo gasto na obtenção de arquivos pode ser de horas e horas, todas as semanas se os arquivos não forem gerenciados corretamente.
Esse problema pode ser ainda mais difícil de aliviar se você tiver uma pequena empresa com poucos funcionários. A luta para encontrar informações não pode ser resolvida simplesmente perguntando ao seu colega que está sentado ao seu lado.
Em vez disso, pode haver mensagens enviadas por várias plataformas e horas gastas à espera de uma resposta sobre a simples localização de um documento.
Esse tempo perdido poderia ser melhor utilizado para tarefas que realmente contribuem para o negócio. E, ao adotar uma solução de gerenciamento de documentos, você pode ajudar sua equipe a evitar facilmente essa armadilha.
Capacidade de reduzir a redundância de arquivos
A redundância de arquivo é essencialmente a mesma informação armazenada em vários lugares, resultando no acesso acidental a versões antigas de arquivos ou na exclusão de arquivos errados.
Isso pode causar a perda de dados importantes, o encaminhamento de informações erradas e a necessidade de repetição do trabalho, bem como a perda de tempo para retificar esses erros.
No entanto, tenha em mente que a redundância de dados pode ser intencional e não há necessidade de se preocupar com essa forma – a redundância de informações intencional é frequentemente utilizada para backup de dados e também para segurança, permitindo acesso a certas versões de arquivo.
Os sistemas de gerenciamento de documentos organizam arquivos onde os dados redundantes podem ser reduzidos, se desejar, para que os dados armazenados sejam úteis.
Dependendo do sistema escolhido, você pode implementar a marcação de tempo, um sistema de notificação sobre versões atualizadas ou outras técnicas. Todas as técnicas têm o mesmo resultado de minimizar dados repetidos.
Portanto, não há nenhuma desordem que você precise vasculhar ou sobre a qual ficar confuso.
Segurança da informação
Violações de dados estão se tornando cada vez mais comuns, inclusive para as pequenas empresas, que devem estar cientes de se proteger contra elas.
Essas violações de dados podem expor documentos de negócios, informações de funcionários e clientes e, em geral, ser prejudiciais à sobrevivência de toda a empresa.
Um benefício crucial dos sistemas de gerenciamento de documentos é que seus sistemas de armazenamento são seguros e confiáveis. Esse é sem dúvida um dos motivos mais importantes para armazenar sua documentação dessa maneira.
O objetivo principal do sistema é arquivar documentos, o que significa que eles têm um incentivo maior para se concentrar na segurança e mantê-los protegidos contra hackers.
Ajuda com confidencialidade
Isso é semelhante à segurança, exceto que se concentra mais internamente, garantindo que nem todos os membros da equipe tenham acesso a todos os documentos, como contratos, propostas e informações confidenciais adicionais.
Os sistemas de gerenciamento de documentos podem organizar automaticamente quem tem acesso a qual arquivo utilizando tecnologia e, alternativamente, você pode conceder acesso manualmente e impedir a visibilidade a arquivos específicos.
Dar acidentalmente a funcionários ou clientes acesso aos arquivos errados pode causar instantaneamente situações negativas, levando inevitavelmente à perda de clientes ou funcionários.
Capacidade de indexar conteúdo
Os sistemas de gerenciamento de documentos oferecem a opção de indexar o conteúdo.
Isso significa que você pode rotular e codificar documentos da maneira mais adequada para seus funcionários e o setor. Não há um sistema definido para que você possa alterá-lo como desejar e adaptar conforme necessário.
Por exemplo, se um funcionário está procurando informações, não há uma palavra definida que ele precise inserir. Eles podem pesquisar pelo título, descrição ou simplesmente palavras que eles lembram que estão no documento ou que provavelmente estariam no documento, para um acesso mais fluido.
Portanto, embora sua documentação seja mais organizada, não há medo de que isso crie um processo rígido de pesquisa. Seus funcionários podem seguir o método que funcionar melhor para seu fluxo de trabalho e ainda encontrar cada documento tão fácil quanto o próximo.
Bizdocs: investir em gerenciamento de documentos para o crescimento do negócio
Com o gerenciamento estratégico do tempo e a otimização de todas as horas de trabalho, o tempo economizado na separação de arquivos pode ser alocado para fazer negócios que geram lucro diretamente.
A disseminação suave de arquivos por meio do fácil acesso e compartilhamento de arquivos, independentemente da localização, auxilia todos os processos de negócios, trazendo mais dinheiro para os negócios.
Imagine um sistema que lhe permite fazer o processamento de faturas, documentos fiscais e oficiais, contratos, em qualquer formato e a partir de qualquer dispositivo, para organizar e partilhar com quem desejar. Poupe tempo todos os dias.
O Bizdocs é uma solução inteligente de gestão documental, uma plataforma simples e completa, com toda a documentação centralizada num único lugar. A solução lhe permite ter total controle sobre todos os documentos e ganhar eficiência e rapidez para se tornar no profissional que todas as empresas querem trabalhar.
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